作業を委託する場合、一番の懸念材料は情報漏洩ではないかと思います。
お客様からお預かりしたデータをOffice Spinachではこのようにお取り扱いしております。
データの保管
暗号化したUSB内に保存し、
作業終了後 USBを完全フォーマットします。
お客様ごとにUSBをご用意しますので、データが混ざる心配もありません。
消去はお届け後72時間で実行します。
修正ご希望の方はお早めにご連絡下さい。
継続利用などでデータのお預かりを希望される方はご相談下さい。
USBは鍵付きの保管庫で管理します。
USBも保管庫も部屋から持ち出すことはありません。
ファイルの送信
ファイル転送サービスを利用してお送りします。
メールで納品する場合はファイルは暗号化してお送りします。
お好みで暗号化なしでもお送り出来ます
USBなど記録メディアでの納品ご希望の場合はご相談下さい。
なぜOffice SpinachではUSB保存をするのか
それはこんな理由です。
１ インターネットを接続しているＰＣ内に大事なデータを入れておきたくない
現代ではソフトを利用するためにはインターネット接続が欠かせません。作業時には必須です。
何かあった時、パソコン内のデータは危険にさらされます。
また、消したように見えてもPC内にデータが残っていることは多く、専用ソフトを使用すれば復旧することが出来る場合があります。
物理的にデータを全消去出来ないパソコンＨＤやネット回線から離しておきたい。
そのためにUSBを使用しています。
２ PCより全データの消去が楽にできる
ＵＳＢは完全フォーマットすることで、楽に安全にすべてを消去出来ます。
ＰＣを作業ごとにクリーンインストールすることは出来ませんので、弊社ではUSBを使用しています。
またお客様にデータを求められた時、メール以外でもUSB発送することが出来ます。
３ 作業部屋以外に持ち出すことがないため、USBの懸念材料を無視できる
USBは持ち歩けるのが一番の利点ですが、作業部屋でしか使用しません。
保管も作業部屋内になります。部屋には鍵がかかっており、来客はお通ししません。
なぜＵＳＢは危ないのか
個人情報の入ったＵＳＢの紛失がニュースになりましたね。心配はわかります。
実はＵＳＢは暗証番号を設定しても中を見ることが出来ます。だから紛失すると問題になるのです。
また、完全フォーマット等をしていない場合、消しただけのファイルは復旧が可能です。
そもそもややこしい暗証番号を使ってないことが多く、持ち歩いて無くすと確かに大問題かと思います。
また、抜き差しで接触部分が劣化しますので、データを保存するメディアの中では読み込めなくなる確率がやや高めです。長期保存にも向いていません。SDカードなども同じです。
USBが危ないと言われるのは、他のパソコンでデータを利用できるから、つまり便利だからです。
便利ゆえにコンピューターウィルスもよく媒介します。
大事なデータが入っているパソコンに謎のUSBを挿すことほど危険なことはありません。
特性を知ってきちんと利用すれば危険なものではありません。
複数のパソコンやデバイスで使用する場合は、パソコンやUSB内に個人データなど大事なものは入れないようにしましょう。